Encontrar el Lugar Perfecto para Tu Evento
Una recepción de boda de ensueño en una orilla arenosa bañada por la gloriosa luz de la luna, una fiesta de cumpleaños íntima en una azotea con una vista panorámica de la ciudad, y una reunión corporativa en una galería de arte elegante con todas las brillantes obras para inspirar a los asistentes y despertar la creatividad—¿alguno de estos se parece a tu evento soñado?
No importa el tema o estilo que busques, Giggster ofrece numerosos espacios para eventos adecuados para cualquier ocasión y presupuesto. Desde estudios y oficinas modernas hasta villas históricas, elegantes salones de banquetes y casas de mediados de siglo, Giggster asegura que encontrarás un espacio memorable para dar vida a tu visión. Ni siquiera tienes que gastar una fortuna para reservar un buen lugar para fiestas, ya que hay muchas opciones asequibles para organizadores de eventos con presupuesto limitado.
El lugar donde organices tu próxima reunión puede impactar la experiencia y disfrute de los invitados, así que no te conformes con menos. Explora los listados de Giggster y descubre el mejor espacio para eventos donde crearás recuerdos divertidos con tus invitados.
Lugares para Eventos Seleccionados por Giggster
Ya sea que tu objetivo sea hacer networking, entretener, promocionar un producto o celebrar un hito importante, o tal vez solo necesites una excusa para reunirte con amigos y familia, necesitarás un lugar que pueda acomodar cómodamente a todos y tenga la atmósfera adecuada. Por suerte, Giggster cuenta con innumerables lugares para fiestas, y hemos destacado algunos en esta guía.
- Escapa de la multitud de la ciudad y relájate en un oasis bohemio en la jungla con piscina en Los Ángeles. Reserva una casa construida en los años 30, donde aún encontrarás un baño vintage y un arco original que añade encanto al lugar.
- Te sentirás como un VIP en una finca de lujo de mediados de siglo con múltiples dormitorios y varias otras comodidades para trabajos de producción y eventos como reuniones familiares, fiestas navideñas, baby showers y más.
- Para grupos pequeños que necesitan un lugar íntimo, un restaurante o café pintoresco siempre será un favorito.
- Si no sabes por dónde empezar, simplifica tu búsqueda de lugar en la app de Giggster. Reserva una mansión en Lincoln Park, un estudio de danza moderno o una casa con área de césped que puedas transformar en un espacio multifuncional para fiestas.
Planifica un Evento Increíble desde Solo €18/hora
Variedad y Calidad Excepcionales: Con los 10000 lugares para eventos personalizados de Giggster, sabes que estás un paso más cerca de una experiencia única en la vida. Desde lugares tradicionales para reuniones como salas de conferencias y oficinas hasta lofts urbanos, galerías de arte y edificios históricos, seguro encontrarás un lugar para tu ocasión o concepto de evento.
Reserva Sin Complicaciones: Puedes buscar todo en la plataforma fácil de usar de Giggster, como el tipo de lugar, precios, comodidades, características y limitaciones. Por tan solo €18/hora, puedes reservar el lugar que deseas y comunicarte con el anfitrión.
Política de Cancelación Gratuita de 24 Horas: Puedes cancelar tu reserva dentro de las 24 horas posteriores a la confirmación sin costo siempre que hayas reservado al menos 48 horas antes. Así, puedes ser flexible con tus planes y no preocuparte por consecuencias financieras.
Protecciones de la Plataforma: Permítenos encargarnos de los riesgos para que puedas concentrarte en la diversión cuando alquiles un espacio como Amplio local de Coworking, estilo industrial. Con los paquetes de protección opcionales de Giggster, puedes estar tranquilo sabiendo que tienes la cobertura que necesitas.
El Mejor Tipo de Lugar para Tu Evento
Con 10000 lugares únicos para tu fiesta de graduación, aniversario, boda o reunión, el escenario perfecto para tu próximo evento está a solo unos toques en la app de Giggster. Tenemos algunas ideas de lugares que pueden inspirarte cuando llegue el momento de planificar tu ocasión.
Espacios Industriales – Vanguardia y Urbano. Almacenes convertidos, fábricas antiguas, cervecerías, estaciones de tren en desuso y lofts—puede que no te des cuenta del potencial de estos espacios únicos. Pero añade iluminación, mobiliario y decoración, y serás testigo de un milagro. Lo que antes era un espacio anticuado y descuidado se convierte en un lugar extraordinario que se adapta a cualquier estilo, ya sea crudo y vanguardista o elegante y sofisticado.
Casas y Mansiones Elegantes – Celebraciones de Cuento de Hadas. Tus invitados se sentirán como reyes y reinas cuando asistan a tu fiesta en una casa lujosa o una mansión grandiosa. Para eventos corporativos que quieren impresionar a inversores y delegados, reserva una mansión enorme en Lincoln Park, Chicago, o una villa en Topanga con vistas a la montaña y un área espaciosa donde todos puedan socializar mientras los jóvenes corren alrededor.
Lugares de Música en Vivo – Una Noche de Baile y Entretenimiento. Experimenta la escena de fiestas y la vida nocturna de la ciudad en lugares de música en vivo. Desde bares y pubs hasta salas de música, clubes de jazz y teatros, tienes múltiples opciones, así que elige tu preferido. Tienen el ambiente, comida, bebidas, música y entretenimiento—¿qué más podrías pedir?
Cafés y Restaurantes – Acogedores e Íntimos. Si solo quieres relajarte y reunirte con tus amigos y familia más cercanos en un ambiente cómodo y relajado, no puedes equivocarte con un encantador café o restaurante. Solo necesitas una decoración mínima y, a veces, los restaurantes tienen entretenimiento interno, así que tienes una cosa menos de qué preocuparte.
Espacios al Aire Libre – Fiesta en la Naturaleza. Tal vez quieras un cambio de escenario para la fiesta de cumpleaños o reunión familiar de este año. Alquila un lugar con un amplio patio trasero o área de césped, un porche, un jardín o una terraza en la azotea con vistas a la ciudad, el océano o las montañas. Si te gusta un ambiente rural, celebra en una casa de campo con la naturaleza tranquila como telón de fondo.
Características Principales a Buscar en un Lugar para Eventos
Cuando planifiques un evento, deberías tener una idea de cuáles son tus requisitos indispensables y los elementos prescindibles. Aquí hay algunas cosas que puedes añadir a tu lista de imprescindibles:
¿Puedes traer tu propia comida o servicio de catering? No querrás que tus invitados se vayan con hambre, así que siempre planifica la comida. Pero la pregunta es, ¿se permite traer tu propia comida o contratar un proveedor externo? Algunos lugares insisten en usar su servicio de catering interno, así que verifica esto antes de pagar la tarifa de alquiler.
¿La ambientación coincide con tu evento? Antes de poner en marcha la conferencia, recaudación de fondos o gala, piensa si la atmósfera del lugar se alinea con tu concepto o tema. Puedes decorarlo a tu gusto para crear el ambiente deseado; sin embargo, es buena idea elegir un lugar que ya tenga el ambiente y aspecto que quieres, para no gastar mucho en decoración o iluminación.
¿Qué instalaciones ofrece? Y lo más importante, ¿tiene las comodidades y servicios que necesitas? Con Giggster, no tienes que preguntarte si un lugar tiene las instalaciones necesarias porque cuenta con detalles esenciales para ayudarte a tomar una decisión informada. Además, puedes contactar directamente al anfitrión para hacer preguntas o programar una visita.
Cómo Planificar un Evento
Planificar un evento no es un paseo por el parque, incluso si lo has hecho muchas veces antes. Ya seas un organizador experimentado o no, esta guía puede ayudarte a armar una celebración exitosa de principio a fin.
Tener un Objetivo – Para empezar, pregúntate qué quieres que los asistentes obtengan de tu evento. ¿Quieres que conozcan un nuevo producto, recauden fondos para un proyecto, conozcan a personas afines o simplemente que festejen como si no hubiera un mañana? Una vez que establezcas tus metas y objetivos, será fácil ver el camino a seguir mientras planificas el evento.
Establecer un Presupuesto – Es muy fácil dejarse llevar y gastar mucho más de lo planeado. Pero a menos que quieras arriesgarte a endeudarte o enfrentar problemas financieros después de la reunión, debes crear un presupuesto y ceñirte a él.
Crear Tu Equipo – No importa qué tan organizado seas y cuántos eventos hayas organizado antes, no puedes hacerlo todo solo. Puede que necesites un organizador de eventos, gerente, personal de seguridad, catering y fotógrafo, pero depende del tipo y escala del evento.
Encontrar una Buena Ubicación – ¿Es el centro de la ciudad el mejor lugar para tu fiesta o prefieres organizarla en una granja rural o una casa campestre? Cualquier lugar funciona, pero asegúrate de que sea fácil de llegar en coche o transporte público y accesible para invitados con problemas de movilidad.
Organizar el Programa y las Actividades – No puedes esperar que los invitados lleguen y hagan lo que quieran. Debes tener un horario de actividades desde que llegan al lugar y se registran hasta que se van para mantener el orden. Por eso debes tener una visión de tu evento de principio a fin, para que tú y los asistentes sepan qué esperar.
Gastos a Considerar para el Evento
Existen eventos sin costo como shows y conciertos gratuitos, pero planificar uno puede costar mucho dinero. Debes anticipar y presupuestar varios gastos para evitar sorpresas costosas.
- ¿Cuál es la tarifa de alquiler del lugar?
Debes gastar en el alquiler del lugar, y a menudo, cualquier extra como seguridad, limpieza o catering interno tiene tarifas separadas. Afortunadamente, Giggster tiene numerosas opciones asequibles que puedes reservar desde €18/hora.
- ¿Contratarás proveedores?
Puedes reclutar a amigos y familiares dispuestos para ayudar con la decoración o encargarse de la música y entretenimiento. Pero para cosas como diseño de iluminación, catering y fotografía profesional, es mejor dejarlas en manos de expertos, y contratarlos aumentará tus gastos.
- Asigna fondos para suministros del evento.
Incluso las fiestas de cumpleaños pequeñas necesitarán suministros como mesas, manteles y sillas, y estos artículos no son baratos. Puedes reciclar o reutilizar lo que ya tienes en casa, pero para eventos a gran escala como conferencias, festivales, convenciones y conciertos, necesitarás reunir más artículos o incluso contratar un proveedor.
Planifica Tu Evento con Giggster
El lugar adecuado para tu próxima fiesta está a tu alcance. Consulta los listados de Giggster para descubrir espacios para eventos famosos y poco convencionales, desde hoteles y resorts hasta estudios íntimos, cabañas rústicas, campos de golf y más.
Todo lo que necesitas saber sobre organizar un evento empresarial
Después de que el COVID-19 causara cambios drásticos en las operaciones comerciales a nivel mundial, los eventos corporativos presenciales se recuperaron en 2022. All American Speakers Bureau, líder en la industria de contratación de talentos para eventos, vio un aumento en solicitudes presenciales del 46% de todas las reservas en enero de 2022 al 73% en marzo de 2022. Aunque los eventos corporativos pueden variar mucho en tamaño, alcance y audiencia, todos requieren planificación y presupuesto para ser exitosos.
Algunos eventos corporativos están dirigidos a clientes y partes interesadas para anunciar cambios operativos o nuevas iniciativas. Otros se enfocan en empleados para ofrecer capacitación, trabajo en equipo o premiar al personal por su arduo trabajo. Los eventos también pueden incluir una combinación de ambos, reuniendo a clientes y personal para celebrar ocasiones especiales.
Organizar eventos empresariales sin contratiempos no es tarea fácil, especialmente en el mundo de los negocios donde puede haber cientos, si no miles, de asistentes con los que la empresa desea forjar nuevas relaciones o fortalecer vínculos existentes. Entre encontrar el lugar perfecto y reservar los mejores proveedores de comida, bebida y entretenimiento, hay muchas consideraciones para eventos y fiestas corporativas.
Giggster compiló una lista de consejos para la planificación de eventos corporativos usando información de expertos de la industria y noticias. Sigue leyendo para conocer cinco consideraciones esenciales para planificar eventos empresariales exitosos, tanto pequeños como grandes.
Planificación, establecimiento de objetivos y presupuesto
El primer paso para planificar un evento corporativo exitoso es definir claramente los parámetros básicos: ¿Cuáles son los objetivos generales del evento? ¿Cuándo y dónde, en términos generales, debe realizarse—o hay flexibilidad en el tiempo? ¿Cuántos y qué tipo de asistentes se esperan?
Con lo básico definido y el escenario listo para la planificación, mantenerse organizado puede ayudar a que los meses de preparación se transformen en un evento bien ejecutado. Para mantenerte organizado, asegúrate de generar una lista de todo lo que debe hacerse para el evento usando hojas de cálculo u otras herramientas como aplicaciones y programas de gestión de eventos. Esto ayudará a delegar responsabilidades y seguir el progreso de la planificación. Además de tareas básicas como asegurar un lugar, encontrar un catering y reservar entretenimiento, los eventos grandes deben considerar cosas como marketing, contratación de personal para el evento, arreglos de hoteles y transporte, y coordinación de actividades previas y posteriores para los asistentes.
Establece un presupuesto general para el evento desde el principio para desglosar los costos en estas áreas de planificación. Para establecer un presupuesto, es útil listar todos los componentes del evento en orden de prioridad, luego investigar costos de eventos pasados y obtener cotizaciones de proveedores locales. Si el evento generará ingresos o incluirá oportunidades de patrocinio, estos ingresos también deben considerarse en el presupuesto general.
Lugares
Aunque puede ser tentador reservar rápidamente ese nuevo lugar popular del que todos hablan, es importante asegurarse de que la ubicación sea adecuada para el evento específico. Antes de seleccionar un lugar, aclara la visión general u objetivos del evento y establece un presupuesto. Estos factores guiarán la selección del lugar más apropiado.
Los lugares para eventos se reservan rápido y con mucha anticipación, por lo que este es uno de los primeros puntos que debe tachar el organizador. Además de la estética del lugar, es importante considerar factores como ubicación, accesibilidad, capacidad y seguridad.
El lugar es el costo promedio más alto en eventos corporativos. Si el costo es una preocupación, busca lugares disponibles fuera de los días y horarios pico, ya que la tarifa de alquiler probablemente sea menor. Además, muchos lugares tienen depósitos no reembolsables, por lo que reservar es un compromiso financiero y cancelar podría ser costoso.
Proveedores, transporte y alojamiento
Hay muchos factores a considerar al buscar proveedores para catering en un evento corporativo. Algunos lugares pueden requerir servicios de alimentos y bebidas internos, lo que debe considerarse al reservar el lugar. Los organizadores deben decidir si las comidas serán servidas sentados o en buffet, si se servirá alcohol y si se proporcionarán bocadillos durante el día. También es importante identificar cualquier restricción dietética o alergia alimentaria de los asistentes para ofrecer menús alternativos.
Los organizadores también deben arreglar alojamiento nocturno y transporte para eventos grandes donde los asistentes viajan desde otras ubicaciones o el personal se lleva a un retiro. De hecho, casi una quinta parte de las reservas brutas de hoteles en 2019 provinieron de reuniones y conferencias, según un informe de 2020 realizado por Deloitte Insights.
Los hoteles pueden ofrecer bloques de habitaciones corporativas o exclusividades como hacen para bodas, por lo que esta es una buena opción para ahorrar costos. Las consideraciones de transporte pueden ir desde autobuses charter o lanzaderas para transportar a los asistentes hacia y desde el evento, hasta vuelos para traer viajeros distantes a la ciudad.
Entretenimiento y decoración
Para establecer el ambiente y tono adecuados en un evento corporativo, el entretenimiento y la decoración deben alinearse con los objetivos del evento. Planificar un evento con experiencias únicas e interactivas también es más probable que mantenga a los asistentes comprometidos y deje una impresión positiva duradera.
Las opciones de entretenimiento dependen del tipo de evento corporativo. Pueden ir desde oradores invitados que son expertos en temas específicos hasta bandas en vivo o comediantes que rompan las partes más monótonas de la agenda. Contratar un DJ es otra opción menos costosa que la música en vivo pero que aún proporciona un ambiente energético.
La decoración puede animar un evento y también reforzar visualmente un tema cohesivo. Las opciones incluyen contratar impresores para diseñar pancartas y señalización o floristas para crear arreglos frescos para las mesas. Además de decorar el lugar, ofrecer sorteos durante el evento o regalos al final puede ser un detalle considerado. Al seleccionar regalos, considera opciones ecológicas que sean éticamente obtenidas y de alta calidad; así, los asistentes tienen más probabilidades de conservar y usar los artículos en lugar de desecharlos después del evento.
Desafíos a anticipar
Planificar un evento corporativo es un trabajo complejo y los desafíos son inevitables. Quizás lo más importante a tener en cuenta es no exceder el presupuesto. En lugar de gastar cada centavo del monto asignado, deja margen para gastos de último minuto o aumentos en los costos de los proveedores respecto a la cotización original.
En lugar de preocuparte por si el evento de tu empresa tendrá una buena asistencia, recuerda dedicar tiempo y recursos adecuados a promocionar el evento. Los eventos pequeños pueden requerir solo invitaciones personalizadas, pero para eventos grandes es importante difundir la información. Usa redes sociales o un plan de marketing más formal para generar interés.
Aunque no puedes predecir totalmente el mal tiempo, proveedores tardíos u otros contratiempos, ciertamente puedes estar preparado cuando ocurran asegurando que tu evento tenga suficiente personal para intervenir. La dotación de personal para eventos requiere planificación proactiva. Además, un evento con poco personal puede generar frustración y baja satisfacción entre los asistentes. Asegúrate de pecar de precavido al contratar—es mejor tener demasiado personal que muy poco.
También es importante que el personal que trabaja en el evento entienda claramente sus responsabilidades y expectativas para que los asistentes tengan la mejor experiencia de servicio al cliente posible. Cualquier parte del evento que pueda practicarse, guionizarse y ensayarse de antemano debe hacerse para asegurar que todo salga bien.
