Trouver le lieu parfait pour votre événement
Une réception de mariage de rêve sur une plage de sable baignée par la magnifique lumière de la lune, une fête d'anniversaire intime sur un toit-terrasse avec une vue panoramique sur la ville, et une réunion d'entreprise dans une galerie d'art élégante avec toutes les œuvres brillantes pour inspirer les participants et stimuler la créativité—l'un de ces événements ressemble-t-il à votre rêve ?
Peu importe le thème ou le style que vous recherchez, Giggster propose de nombreux espaces événementiels adaptés à toutes les occasions et budgets. Des studios et bureaux modernes aux villas historiques, en passant par des salles de banquet élégantes et des maisons du milieu du siècle, Giggster vous garantit de trouver un lieu mémorable pour donner vie à votre vision. Vous n'avez même pas besoin de dépenser une fortune pour réserver un bon lieu de fête, car il existe de nombreuses options abordables pour les organisateurs d'événements soucieux de leur budget.
Le lieu où vous organisez votre prochaine réunion peut influencer l'expérience et le plaisir des invités, alors ne vous contentez pas de moins. Explorez les annonces de Giggster et découvrez le meilleur espace événementiel où vous créerez des souvenirs amusants avec vos invités.
Les lieux d'événements sélectionnés par Giggster
Que votre objectif soit de réseauter, divertir, promouvoir un produit ou célébrer une étape importante, ou peut-être que vous avez simplement besoin d'une excuse pour vous réunir avec vos amis et votre famille, vous aurez besoin d'un endroit qui peut accueillir tout le monde confortablement et qui offre la bonne ambiance. Heureusement, Giggster propose d'innombrables lieux de fête, et nous en avons mis en avant certains dans ce guide.
- Échappez à la foule urbaine et détendez-vous dans une oasis jungle bohème avec piscine à Los Angeles. Réservez une maison construite dans les années 30, où vous trouverez encore une salle de bain vintage et une arche originale qui ajoutent du charme au lieu.
- Vous vous sentirez comme un VIP dans un domaine de luxe du milieu du siècle avec plusieurs chambres et plusieurs autres commodités pour les travaux de production et l'organisation d'événements tels qu'une réunion de famille, une fête de fin d'année, une baby shower, et plus encore.
- Pour les petits groupes à la recherche d'un lieu intime, un restaurant ou un café pittoresque sera toujours un favori.
- Si vous ne savez pas par où commencer, simplifiez votre recherche de lieu sur l'application Giggster. Réservez un manoir à Lincoln Park, un studio de danse moderne ou une maison avec une pelouse que vous pouvez transformer en espace polyvalent pour la fête.
Organisez un événement incroyable à partir de seulement €18/heure
Variété et qualité exceptionnelles : Avec les 10000 lieux d'événements sur mesure de Giggster, vous savez que vous êtes un pas de plus près d'une expérience unique. Des lieux de réunion traditionnels comme les salles de conférence et bureaux aux lofts urbains, galeries d'art et bâtiments historiques, vous êtes sûr de trouver un endroit adapté à votre occasion ou concept d'événement.
Réservation sans tracas : Vous pouvez tout consulter sur la plateforme facile à utiliser de Giggster, comme le type de lieu, les tarifs, les équipements, les caractéristiques et les limitations. Pour aussi peu que €18/heure, vous pouvez réserver l'endroit que vous souhaitez et communiquer avec l'hôte.
Politique d'annulation gratuite sous 24 heures : Vous pouvez annuler votre réservation dans les 24 heures suivant la confirmation de votre réservation gratuitement tant que vous avez réservé au moins 48 heures à l'avance. Ainsi, vous pouvez être flexible avec vos plans sans vous soucier des conséquences financières.
Protections de la plateforme : Laissez-nous gérer les risques pour que vous puissiez vous concentrer sur le plaisir lorsque vous louez un espace comme Espace industriel de concert & club au centre de Paris. Avec les forfaits de protection optionnels de Giggster, vous pouvez être tranquille en sachant que vous disposez de la couverture nécessaire.
Le meilleur type de lieu pour votre événement
Avec 10000 lieux uniques pour votre fête de fin d'études, anniversaire, mariage ou réunion, le cadre parfait pour votre prochain événement est à quelques clics sur l'application Giggster. Nous avons quelques idées de lieux qui pourraient vous inspirer lorsque vous planifierez votre occasion.
Espaces industriels – audacieux et urbains. Entrepôts convertis, anciennes usines, brasseries, gares désaffectées et lofts—vous ne réalisez peut-être pas le potentiel de ces espaces uniques. Mais ajoutez de l'éclairage, du mobilier et de la décoration, et vous assisterez à un miracle. Ce qui était autrefois un espace démodé et délabré devient un lieu extraordinaire qui convient à tous les styles, qu'ils soient bruts et audacieux ou élégants et stylés.
Maisons élégantes et manoirs – célébrations féeriques. Vos invités se sentiront comme des rois et des reines lorsqu'ils assisteront à votre fête dans une maison luxueuse ou un grand manoir. Pour les événements d'entreprise qui souhaitent impressionner investisseurs et délégués, réservez un immense manoir à Lincoln Park, Chicago, ou une villa à Topanga avec vue sur la montagne et un espace spacieux où tout le monde peut se mêler pendant que les jeunes invités courent autour.
Salles de musique live – une nuit de danse et de divertissement. Découvrez la scène festive et la vie nocturne de la ville dans des salles de musique live. Des bars et pubs aux salles de concert, clubs de jazz et théâtres, vous avez plusieurs options, alors choisissez votre poison. Ils ont l'ambiance, la nourriture, les boissons, la musique et le divertissement—que demander de plus ?
Cafés et restaurants – chaleureux et intimes. Si vous voulez simplement vous détendre et rencontrer vos amis et votre famille les plus proches dans un cadre cosy et décontracté, vous ne pouvez pas vous tromper avec un charmant café ou restaurant. Vous n'avez besoin que d'une décoration minimale et, parfois, les restaurants proposent un divertissement sur place, ce qui vous enlève une préoccupation.
Espaces extérieurs – fête en pleine nature. Peut-être souhaitez-vous changer de décor pour la fête d'anniversaire ou la réunion de famille de cette année. Louez un lieu avec un grand jardin ou une pelouse, un porche, un jardin ou une terrasse sur le toit avec vue sur la ville, l'océan ou les montagnes. Si vous aimez une ambiance rurale, célébrez dans une maison de campagne avec la nature tranquille en toile de fond.
Caractéristiques principales à rechercher dans un lieu d'événement
Lorsque vous planifiez un événement, vous devriez avoir une idée de ce qui est indispensable et des éléments dont vous pouvez vous passer. Voici quelques points à ajouter à votre liste d'incontournables :
Pouvez-vous apporter votre propre nourriture ou traiteur ? Vous ne voudrez pas que vos invités quittent l'événement le ventre vide, alors prévoyez toujours de la nourriture. Mais la question est : êtes-vous autorisé à apporter votre propre nourriture ou à engager un prestataire extérieur ? Certains lieux insisteront pour utiliser leur service traiteur sur place, alors vérifiez cela avant de payer les frais de location.
L'ambiance correspond-elle à votre événement ? Avant de lancer les préparatifs pour la conférence, la collecte de fonds ou le gala à venir, réfléchissez à savoir si l'atmosphère du lieu correspond à votre concept ou thème. Vous pouvez le décorer comme vous le souhaitez pour créer l'ambiance désirée ; toutefois, il est judicieux de choisir un endroit qui a déjà l'ambiance et le look que vous voulez, afin de ne pas dépenser beaucoup en décoration ou éclairage.
Quelles installations offre-t-il ? Et surtout, dispose-t-il des équipements et services dont vous avez besoin ? Avec Giggster, vous n'avez pas à vous demander si un lieu possède les installations nécessaires car il fournit les détails essentiels pour vous aider à faire un choix éclairé. De plus, vous pouvez contacter directement l'hôte pour poser des questions ou organiser une visite.
Comment planifier un événement
Organiser un événement n'est pas une promenade de santé, même si vous l'avez fait plusieurs fois auparavant. Que vous soyez un organisateur expérimenté ou non, ce guide peut vous aider à réussir une fête de A à Z.
Ayez un objectif – Pour commencer, demandez-vous ce que vous voulez que les participants retirent de votre événement. Voulez-vous qu'ils découvrent un nouveau produit, collectent des fonds pour un projet, rencontrent des personnes partageant les mêmes idées, ou simplement fêtent comme s'il n'y avait pas de lendemain ? Une fois vos objectifs fixés, il est facile de voir la voie à suivre pour planifier l'événement.
Établissez un budget – Il est très facile de se laisser emporter et de dépenser beaucoup plus que prévu. Mais à moins de vouloir prendre le risque de s'endetter ou de faire face à des difficultés financières après la réunion, vous devez créer un budget et vous y tenir.
Constituez votre équipe – Peu importe votre organisation et le nombre d'événements que vous avez déjà organisés, vous ne pouvez pas tout faire seul. Vous pourriez avoir besoin d'un organisateur d'événements, d'un manager, de personnel de sécurité, d'un traiteur et d'un photographe, mais cela dépend du type d'événement et de son envergure.
Trouvez un bon emplacement – Le centre-ville est-il le meilleur endroit pour votre fête ou préférez-vous l'organiser dans une ferme rurale ou une maison de campagne ? N'importe quel lieu convient, mais assurez-vous qu'il soit facile d'accès en voiture ou en transports en commun et accessible aux invités à mobilité réduite.
Organisez le programme et les activités – Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les invités arrivent et fassent ce qu'ils veulent. Vous devez avoir un planning des activités depuis leur arrivée et inscription jusqu'à leur départ pour rester organisé. C'est pourquoi vous devez avoir une vision de votre événement du début à la fin, afin que vous et les participants sachiez à quoi vous attendre.
Dépenses à prévoir pour un événement
Il existe des événements gratuits comme des spectacles et concerts gratuits, mais en organiser un peut coûter beaucoup d'argent. Vous devez anticiper et budgétiser diverses dépenses pour éviter les surprises coûteuses.
- Quels sont les frais de location du lieu ?
Vous devez payer la location du lieu, et souvent, les options supplémentaires comme la sécurité, le nettoyage ou le service traiteur sur place ont des frais séparés. Heureusement, Giggster propose de nombreuses options abordables que vous pouvez réserver à partir de €18/heure.
- Allez-vous engager des prestataires ?
Vous pourriez recruter vos amis et votre famille volontaires pour aider à la décoration ou gérer la musique et le divertissement. Mais pour des choses comme la conception de l'éclairage, le traiteur et la photographie professionnelle, il est préférable de laisser cela aux experts, et les engager augmentera vos dépenses.
- Allouez des fonds pour les fournitures de l'événement.
Même les petites fêtes d'anniversaire auront besoin de fournitures comme des tables, des nappes et des chaises, et ces articles ne sont pas bon marché. Vous pouvez recycler ou réutiliser ce que vous avez déjà chez vous, mais pour les événements à grande échelle comme les conférences, festivals, conventions et concerts, vous devrez rassembler plus d'articles ou même engager un fournisseur.
Planifiez votre événement avec Giggster
Le lieu idéal pour votre prochaine fête est à votre portée. Consultez les annonces de Giggster pour découvrir des espaces événementiels célèbres et originaux, des hôtels et resorts aux studios intimes, cabanes rustiques, terrains de golf, et plus encore.
Tout ce que vous devez savoir pour organiser un événement d'entreprise
Après que la COVID-19 ait provoqué des changements drastiques dans les opérations commerciales dans le monde entier, les événements d'entreprise en présentiel ont rebondi en 2022. All American Speakers Bureau, un leader du secteur dans la réservation de talents pour événements, a constaté une augmentation des demandes en personne passant de 46 % de toutes les réservations en janvier 2022 à 73 % en mars 2022. Bien que les événements d'entreprise puissent varier considérablement en taille, en portée et en public, ils nécessitent tous une planification et un budget pour réussir.
Certains événements d'entreprise ciblent les clients et parties prenantes pour annoncer des changements opérationnels ou de nouvelles initiatives. D'autres se concentrent sur les employés pour fournir des formations, renforcer l'esprit d'équipe ou récompenser le personnel pour son travail acharné. Les événements peuvent également inclure une combinaison des deux, réunissant clients et personnel pour célébrer des occasions spéciales.
Organiser des événements d'entreprise sans accroc n'est pas une mince affaire, surtout dans le monde des affaires où il peut y avoir des centaines, voire des milliers, de participants avec lesquels l'entreprise souhaite nouer de nouvelles relations ou renforcer les liens existants. Entre trouver le lieu parfait, réserver les meilleurs prestataires de nourriture, boissons et divertissement, de nombreuses considérations sont à prendre en compte pour les événements et fêtes d'entreprise.
Giggster a compilé une liste de conseils pour la planification d'événements d'entreprise en utilisant des informations d'experts du secteur et des actualités. Lisez la suite pour découvrir cinq considérations essentielles pour planifier des événements d'entreprise réussis, petits ou grands.
Planification, définition des objectifs et budget
La première étape pour planifier un événement d'entreprise réussi est de définir clairement les paramètres de base : Quels sont les objectifs globaux de l'événement ? Quand et où, en termes généraux, doit-il avoir lieu—ou y a-t-il une flexibilité sur le calendrier ? Combien de participants, et de quel type, sont attendus ?
Une fois les bases posées et la scène prête pour la planification, rester organisé peut aider les mois de préparation à se transformer en un événement bien exécuté. Pour rester organisé, assurez-vous de générer une liste de tout ce qui doit être fait pour l'événement en utilisant des feuilles de calcul ou d'autres outils comme des applications et logiciels de gestion d'événements. Cela aidera à déléguer les responsabilités et à suivre l'avancement de la planification. En plus des tâches de base comme sécuriser un lieu, trouver un traiteur et réserver le divertissement, les événements plus importants doivent considérer des aspects comme le marketing, l'embauche de personnel événementiel, l'organisation d'hôtels et de transports, et la coordination des activités avant et après l'événement pour les participants.
Établissez un budget global pour l'événement dès le départ afin de répartir les coûts entre ces domaines de planification. Pour définir un budget, il est utile de lister tous les composants de l'événement par ordre de priorité, puis de rechercher les coûts des événements passés et de recueillir des devis auprès des prestataires locaux. Si l'événement génère des revenus ou inclut des opportunités de parrainage, ces revenus doivent également être pris en compte dans le budget global.
Les lieux
Bien qu'il puisse être tentant de réserver rapidement ce nouveau lieu populaire dont tout le monde parle, il est important de s'assurer que l'emplacement convient à l'événement spécifique. Avant de choisir un lieu, clarifiez la vision ou les objectifs globaux de l'événement et établissez un budget. Ces facteurs guideront la sélection du lieu le plus approprié.
Les lieux d'événements se réservent rapidement et longtemps à l'avance, c'est donc l'un des premiers éléments à cocher sur la liste des tâches d'un organisateur. En plus de l'esthétique du lieu, il est important de considérer des facteurs comme l'emplacement, l'accessibilité, la capacité et la sécurité.
Le lieu est en moyenne le coût le plus élevé pour un événement d'entreprise. Si le coût est un souci, recherchez des lieux disponibles en dehors des jours et heures de pointe, car les frais de location sont probablement plus bas. De plus, de nombreux lieux demandent des acomptes non remboursables, donc la réservation est un engagement financier, et annuler peut être coûteux.
Prestataires, transport et hébergement
Il y a de nombreux facteurs à considérer lors de la recherche de prestataires pour un événement d'entreprise. Certains lieux peuvent exiger des services de restauration internes, ce qui doit être pris en compte lors de la réservation du lieu. Les organisateurs doivent décider si les repas seront servis assis ou en buffet, si de l'alcool sera servi, et si des collations seront proposées tout au long de la journée. Identifier les restrictions alimentaires ou allergies des participants est également important pour offrir des menus alternatifs.
Les organisateurs doivent aussi prévoir l'hébergement et le transport pour les événements plus importants où les participants viennent d'autres endroits ou le personnel part en retraite. En fait, près d'un cinquième des réservations d'hôtels brutes en 2019 provenaient de réunions et conférences, selon un rapport 2020 réalisé par Deloitte Insights.
Les hôtels peuvent proposer des blocs de chambres ou des privatisations comme pour les mariages, ce qui est une bonne option pour économiser. Les considérations de transport peuvent aller de bus ou navettes affrétés pour transporter les participants vers et depuis l'événement, jusqu'aux billets d'avion pour faire venir des voyageurs lointains en ville.
Divertissement et décoration
Pour créer la bonne ambiance et le ton d'un événement d'entreprise, le divertissement et la décoration doivent correspondre aux objectifs de l'événement. Planifier un événement avec des expériences uniques et interactives est également plus susceptible de maintenir l'engagement des participants et de laisser une impression positive durable.
Les options de divertissement dépendent du type d'événement d'entreprise. Elles peuvent aller de conférenciers invités experts sur un sujet à des groupes de musique live ou des comédiens qui viendront égayer les parties plus monotones de l'agenda. Engager un DJ est une autre option moins coûteuse que la musique live mais qui offre tout de même une atmosphère énergique.
La décoration peut dynamiser un événement tout en renforçant visuellement un thème cohérent. Les options incluent l'embauche d'imprimeurs pour concevoir des bannières et panneaux ou de fleuristes pour créer des arrangements floraux frais. En plus de décorer le lieu, organiser des cadeaux tout au long de l'événement ou offrir des goodies à la fin peut être une attention appréciée. Lors du choix des goodies, considérez des options écologiques qui sont éthiquement sourcées et de haute qualité ; ainsi, les participants sont plus susceptibles de conserver et d'utiliser les objets plutôt que de les jeter après l'événement.
Défis à anticiper
Organiser un événement d'entreprise est un travail complexe, et les défis sont inévitables. Peut-être la chose la plus importante à garder à l'esprit est de ne pas dépasser le budget. Plutôt que de dépenser chaque centime de votre montant alloué, laissez une marge de manœuvre au cas où des dépenses de dernière minute surviendraient ou si les coûts des prestataires augmentaient par rapport au devis initial.
Au lieu de vous inquiéter de savoir si l'événement de votre entreprise aura une bonne participation, pensez à consacrer suffisamment de temps et de ressources à promouvoir l'événement. Les petits événements peuvent nécessiter uniquement des invitations personnalisées, mais pour les événements plus importants, il est important de faire connaître l'événement. Utilisez les réseaux sociaux ou un plan marketing plus formel pour susciter l'intérêt.
Bien que vous ne puissiez pas totalement prévoir le mauvais temps, les prestataires en retard ou d'autres imprévus, vous pouvez certainement être prêt lorsqu'ils se produisent en vous assurant que votre événement est bien pourvu en personnel pour intervenir. Le personnel événementiel nécessite une planification proactive. De plus, un événement sous-staffé peut créer de la frustration et une faible satisfaction parmi les participants. Veillez à être prudent lors de l'embauche—il vaut mieux avoir trop de personnel que pas assez.
Il est également important que le personnel travaillant à l'événement comprenne clairement ses responsabilités et attentes afin que les participants bénéficient de la meilleure expérience client possible. Toutes les parties de l'événement qui peuvent être répétées, scénarisées et répétées à l'avance devraient l'être pour assurer le bon déroulement.
